『一番伝わる説明の順番』の要約:相手が聞きたい順番で話そう【プレゼン・報連相】

『一番伝わる説明の順番』の要約:相手が聞きたい順番で話そう【プレゼン・報連相】

『一番伝わる説明の順番』は、相手の聞きたい順に整理してわかりやすく説明する方法がわかる本

順番を考える上で、自分と相手の思考を整理する方法や思考のトレーニング方法も紹介されています。

 

プレゼン機会が多い人や「説明がわかりにくい」と言われて困っている人にぴったりの本です。

250ページ程度でとても読みやすく、

新入社員にも読んでほしいと感じました。

★『一番伝わる説明の順番』の要約ポイント★

 

・自分主導の説明では結論の前に前提を揃える

 

・相手主導の説明では相手が知りたいこと(解釈か事実か)を見極める

説明には自分主導の説明相手主導の説明の2種類があります。

自分主導の説明:プレゼンなど主張や結論を能動的に伝える説明

 

相手主導の説明:相手から質問を受けたときに答える受動的な説明

『一番伝わる説明の順番』を元に、

それぞれのタイプで伝わる説明の順番をまとめました。

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『一番伝わる説明の順番』の要約①:自分主導の説明

 

プレゼンなど自分主導の説明では”結論ファースト”と教えられた人も多いのではないでしょうか。

『一番伝わる説明の順番』では、結論の前に前提をそろえるのがポイントです。

<自分主導の説明の順番>

 

①前提をそろえる

 

②結論、相手にしてほしいアクション

 

③理由

 

④補足

 

⑤結論、相手にしてほしいアクション

大切なステップを抜粋してくわしく紹介します。

①前提をそろえる

”①前提をそろえる”でやるべきことは、相手の知識レベルと説明範囲をそろえることです。

 

背景情報や理解に必要な言葉の定義などを伝え、前提知識のレベルをそろえます。

 

日頃からコミュニケーションを取っている相手なら必要ないかもしれません。

 

お客様や他部署の方など、どのくらいの前提知識を持っているか分からない人には、

「相手はどのくらいの知識レベルかな?」と考えることが重要です。

相手の知識レベルがわからないときは、

様子を見ながら丁寧に説明したり、

反対にかんたんに触れるにとどめたり等と調整します。

 

また、説明の範囲をそろえると相手の期待値をコントロールできます。

範囲は英語でスコープです。”スコープを定める”、”スコープを絞る”などと言います。

 

自分が説明したいだけの時間を自由に与えられることは珍しいですよね。

15分で…などと説明できる時間の制約がある中で、どこまで説明をするのか?を事前に相手に伝えるのです。

 

事前に「今日はAとBについて話します」と伝えることで、

相手には「説明のスコープはAとB(CとDの話はスコープ外)」と認識されます。

 

会議でスコープから外れた意見が多いと話が拡散してしまいますよね。

 

それは参加者の問題ではなく、

最初にスコープを設定していないから起こっているのかもしれません。

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②&⑤結論、相手にしてほしいアクション

②と⑤では結論と相手にしてほしいアクションを伝えます。

結論で理由や補足をサンドイッチしている形は、PREP法に近いです。

【参考:PREP法】

P(Point)  :結論、要点

R(Reason) :理由

E(Example)  :例

P(Point)  :結論、要点

一番伝えたい結論は最後にもう一度繰り返します。

相手にしてほしいアクションも結論と同じように繰り返しましょう。

 

相手にしてほしいアクションとは、”承認してほしい”、”アドバイスがほしい”等です。

クロージングがかかった営業プレゼンなら”契約してほしい”になるでしょう。

 

最初に相手にしてほしいアクションを伝えると、

相手がどのようなつもりで聞いたらよいかという心の準備ができます。

 

”①前提をそろえる”や”②結論、相手にしてほしいアクション”を説明のはじめに持ってくることは、相手に地図を共有して相手の思考を整理することにつながります。

説明する側は説明の全体像がわかっていますが、

説明を受ける側は説明のスコープやゴールがわかっていないかも…

 

『この説明がどこからどこへ・どんな道で進むのか』を最初に共有することで、

自分と相手で同じ地図を見ながら説明を進めることができます。

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『一番伝わる説明の順番』の要約②:相手主導の説明

 

相手主導の説明とは、質問に答える形式で受動的に説明するパターンです。

 

自分主導のプレゼンとは違って、しっかり順番を組み立てる時間はありません。

次のポイントを意識しましょう。

・大きいポイントから小さいポイントの順番で説明する

 

・相手が聞きたいのはあなたの解釈か事実かを見極める

大きいポイントから小さいポイントの順番とは、

まず全体像⇒その次に個別のことという順番です。

 

「〇〇についての課題は?」と聞かれて個別のエピソードから話し始めると、

相手の頭の中に「結論は何?この話はどこに向かっているの?」とはてなマークが噴出します。

 

また、あなたの解釈が聞きたいのか・事実が聞きたいのかを見極めて、

聞きたい点から伝えるのも重要です。

解釈が聞きたい場合:解釈⇒その根拠(事実)という順

 

事実が聞きたい場合:事実⇒自分の意見をつけ加えるという順

「自分の意見はないのか」と言われたら、

あなたの解釈が聞きたいときに事実しか伝えていないのかもしれません。

『一番伝わる説明の順番』を無料で読む方法

 

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『一番伝わる説明の順番』の感想

 

『一番伝わる説明の順番』を読んで、個人的に勉強になったポイントを紹介します。

 

思考は頭の中で事前にまとまることは少なく、アウトプットするときにはじめて形になります。逆にいえば、アウトプットしない限り、思考は実際にはまとまりません。

相手に頭を整理してもらうためには、相手に話をしてもらうことが一番です。

そのために最適な手段が「質問」なのです。

相手に質問することで、相手に自分の思考を意識させる効果があります。

説明がうまい人は、自分の発した質問が相手の頭の中でどう作用するかも見越して説明をしているのですね。

 

『一番伝わる説明の順番』では相手目線が欠かせません。

相手の前提知識や理解度はどのくらいかな?、相手が知りたいことは何かな?と

考えることが重要です。

 

一人よがりな相手目線にならないように、

質問を織り交ぜて相手に合わせて説明すると伝わりやすいでしょう。

完ぺきに作り込んだプレゼンよりも、

相手の反応に合わせて最適化するプレゼンのほうが説明上手!

 

実際には、抽象度の高い事象を整理する際に、その難しさと直面するのですが、まずは、具体的な物事のレベル感をそろえていく練習から始めることをお勧めします。

最適な題材は、居酒屋のメニューです。

第6章では思考トレーニング法が紹介されています。

(要素分解、3つにまとめる練習、レベル感をそろえる、要約やアナロジーなど)

 

レベル感(粒度)をそろえる練習として、

居酒屋メニューをMECE(もれなくだぶりなく)に整理していく例が載っています。

 

MECE(もれなくだぶりなく)の観点でメニューのカテゴリ分けにツッコミを入れていく練習です。

・ご飯ものに焼うどんがある

 

・揚げ物に鶏のから揚げがあるが、鶏料理のカテゴリではないのか など

MECE(もれなくだぶりなく)の考え方は知っていても、

身近なものに適用して考えてみると”知っている”から”使える”に近づけます。

 

第6章は論理思考、アナロジー思考、本質を見抜く思考など、

思考法のダイジェスト版としてよくまとまっているなと思いました。

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『一番伝わる説明の順番』の次に読むなら?おすすめ本3選

 

『一番伝わる説明の順番』とあわせて読みたい3冊を紹介します。

①『1分で話せ』

 

プレゼンで相手を動かすことにこだわった本。

 

・わかりやすい説明の型(結論+根拠3つ+たとえば)

・論理(左脳)とイメージ(右脳)で伝える方法

など、相手を動かすプレゼンの具体的なコツがまとまっています。

 

50万部超えのベストセラーです!

参考記事:『1分で話せ』の要約まとめ:相手を動かすためのプレゼンのコツがわかる

②『コンサル一年目が学ぶこと』

 

ビジネスの基本スキルがまとまった本です。

PREP法など共通点が多いですが、伝え方以外にも生産性の高さにつながる仕事術がわかります。

『コンサル一年目が学ぶこと』の要約:ビジネスパーソン必須の普遍的スキルまとめ

③『神トーク』

 

信頼される伝え方・人間関係の築き方がわかりやすく紹介されています。

 

『神トーク』というタイトルですが、聞き方のほうが重要。

相手の安心と自己重要感を満たすことで、はじめて自分の言葉が届きます。

参考記事:『神トーク』の要約まとめ:安心と自己重要感で相手を満たそう【リーダー必読】

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まとめ:『一番伝わる説明の順番』で説明力アップ

・わかりやすい説明には説明の順番が重要

 

・自分主導の説明では結論の前に前提をそろえる

 

・相手の知識レベルや説明の範囲を最初に提示すると説明が聞きやすい

 

・相手に地図を渡す=説明がどこからどこへ、どういう流れで進むのか

 

・相手主導の説明では全体から部分へ、相手の聞きたいことを先に話す

説明上手・思考の整理上手になるための方法がわかりやすくまとまっている本でした。

 

伝え方のテクニックに走る前に、

相手の知りたいことを論理的にわかりやすくまとめる重要性がわかります。

 

わかりやすい資料作成にも活かせそう。

仕事の基礎体力を上げたい人におすすめです!

 

★今回紹介した本★

 

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