『改訂新版 書く技術・伝える技術』は、読み手に負担をかけないビジネス文章の書き方が学べる本。
管理職が文章を見る時間は平均30秒と言われています。短い時間で読み手に必要な情報をしっかり伝える、そのための方法がわかります。
まこなり社長も「社会人なら絶対全員読むべき本！」とおすすめしていました。
★ 『改訂新版 書く技術・伝える技術』 の要約ポイント★
・読み手のメンタルモデルを意識して書く
・冒頭に重要な情報をまとめた総論を書く
・パラグラフ単位で文章全体を構成する
構成をつくってから詳細に入ると、それだけでグンと読みやすさがアップします。
実例も多いのでわかりやすいです。
この記事では 『改訂新版 書く技術・伝える技術』 の要約を紹介します。
目次
要約①：読み手のメンタルモデルを意識して書く
メンタルモデルとは、”入力情報に対する読み手なりの理解”です。
読み手は、「次はこういう情報がくるだろうな～」と予測しながら読んでいます。その予測と合致すると、ストレスなく流れに乗って読める＝読みやすいです。
反対に、読み手のメンタルモデルに反した文章は理解が遅くなるため読みにくくなります。
（例1）理由は3つあります。1つ目の理由は…
⇒あとから2つ目の理由と3つ目の理由が出てくるだろう
⇒2つ目の理由しか出てこない。「あれ、3つ目は？」
（例2）その効果はA、B、Cです。
⇒A、B、Cの順に説明が来るはず
⇒”まず、Bは～”で始まる。「Aはどこいった？」
読みやすい文章は、まずメンタルモデルを持てるように要約文があり、そのメンタルモデルのとおりに進んでいきます。全体の構成が見えた状態で、全体のうち今どこにいるか？が見えるからスラスラと読み進めることができます。
（例）道順の説明
まっすぐいって〇〇を右、そのあと2つ目の信号を左に行って、それから…
⇒全体像がわからない
目的地までは歩いて10分かかります。全部で3回曲がります。まず～
⇒全体像がわかる
また、どの順に何が書かれているかわかれば、必要ないパートを予測して読み飛ばすこともできます。メンタルモデルを無視した構成では、どこに重要な情報が書いてあるかわからないので全部読まなければなりません。
要約②：冒頭に重要な情報をまとめた総論を書く
わかりやすいビジネス文章は、まず冒頭に重要な情報をまとめた総論＝要約文があります。まず文章全体をまとめた総論、その下に各論があり、それぞれの冒頭に要約文を書きます。
総論⇒結論は～です。（各論1～3の要約）
各論1⇒各論1の要約文から始める。
各論2⇒各論2の要約文から始める。
各論3⇒各論3の要約文から始める。
総論と各論の要約文だけ読めば意味が通じるように書きましょう。そのためには、既知⇒未知の順に文章を書きます。
突然、未知の情報だけが提示されると、今までの話とどうつながるのかわからず戸惑います。文頭に既知の情報を書いてから未知の情報につなげることで、つながりが理解しやすいです。
要約③：パラグラフ単位で文章全体を構成する
パラグラフとは、文章のかたまり・段落のことです。同じトピックは1つのパラグラフに書きましょう。
パラグラフの冒頭は、そのパラグラフの要約文になります。要約文＋補足情報で1つのパラグラフです。
いきなり文章を書き始める前にパラグラフ単位で構成をつくることで、話の脱線を防ぎ、総論を意識した無駄のない文章になります。
パラグラフのつながり
たてのつながり：問題ー原因、対策ー効果など
よこのつながり：並列に並べる（理由1、2、3／事例1、2、3など）
並列する情報は同じ構成・同じ表現で書くと読み手の負荷が軽くなります。
（例）A、B、Cがあります。
Aとは～です。Aのメリットは～。Aのデメリットは～。Aの具体例は～。
Bとは～です。Bのメリットは～。Bのデメリットは～。Bの具体例は～。
※Cも同様の構文・表現で書く。
項目だけでなく、抽象度や表現もそろえます。あくまで並列する情報に使い、重要度に差があるものには使いません。なぜなら、並列に列挙すると重要度も同等と誤解を与えるからです。
同じ構文で列記することは、単調な表現として避けるべきと感じるかもしれません。しかし、ビジネス文章は多彩な表現を楽しむものではなく、短時間で効率的に情報を伝えるものです。単調でも読みやすさを重視しましょう。
『改訂新版 書く技術・伝える技術』では、新聞や本から引用した文例やトレーニング問題がたくさん載っています。
新入社員の研修や、自分のライティング力の自己点検におすすめです。
『改訂新版 書く技術・伝える技術』 の次に読むなら？
『改訂新版 書く技術・伝える技術』 とあわせて読みたい3冊を紹介します。
①『20歳の自分に受けさせたい文章講義』
相手の心が動く文章はどういうものか、文章を書く心構えや考え方の部分が多く、
個人的には一番勉強になった文章術の本です。
論理構造がしっかりしているからこそテンポよく読める、
内容と文体を一体に考えているところに学びがありました。
参考記事：『20歳の自分に受けさせたい文章講義』の要約まとめ：伝わる文章を書く力が身につく
②『一番伝わる説明の順番』
相手の聞きたい順に整理してわかりやすく説明する方法がわかる本です。
「何から話していいかわからない」、「話がわかりにくいと思われたらどうしよう」と悩む人におすすめ。
参考記事：『一番伝わる説明の順番』の要約：相手が聞きたい順番で話そう【プレゼン・報連相】
③『コンサル一年目が学ぶこと』
ビジネスの基本スキルがまとまった本です。
PREP法など共通点が多いですが、伝え方以外にも生産性の高さにつながる仕事術がわかります。
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