『ゼロから学べる!ファシリテーション超技術』の要約:アジェンダで80%成否が決まる

『ゼロから学べる!ファシリテーション超技術』の要約:アジェンダで80%成否が決まる

『ゼロから学べる!ファシリテーション超技術』は、

ファシリテーションに必要なスキルがわかりやすく解説された本です。

 

ファシリテーションの目的はいい仕事をすること。

そのために必要なことがシンプルにまとめられています。

 

ファシリテーターに求められる3つのことを要約でまとめました。

★『ゼロから学べる!ファシリテーション超技術』の要約ポイント★

 

・会議をデザインする:アジェンダ作成

 

・会議をリードする:意見を引き出し合意形成する

 

・会議の場をつくる:心理的安全性を確保する

特にアジェンダの作り方が勉強になりました。

アジェンダで会議の成否は80%決まるそうですよ!

この記事では『ゼロから学べる!ファシリテーション超技術』の要約と感想を紹介します。

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【要約①】会議をデザインする:アジェンダ作成

 

ファシリテーターは会議の前にアジェンダを作ります。

アジェンダは会議の目的・ゴールを設定し、決めるべきことを決める・まとめるために必須です。

”〇〇について”というただの議題はNG。

何をどうすれば会議のゴールなのかがわかるようにします。

<アジェンダのポイント>

 

・目的/ゴールを設定する

 

・オープニング(会議の流れとゴールを共有する)

 

・アイスブレイク(場づくりの一環)

 

・情報格差を埋める(ゴールに必要な情報共有)

 

・進行内容(〇〇を可視化する、〇〇の意見を集める等、具体的に)

 

・クロージング(感想をもらって納得度をチェック)

アジェンダは会議の目的/ゴールを決めるところから始まります。

会議の目的/ゴールによって、招集するメンバーや時間設定、進行内容も変わりますよね。

 

オープニングで進行の流れとゴールを確認後、アイスブレイクで発言しやすい場づくりをしましょう。

わたしの経験した会議ではGood and New(24時間以内にあったうれしいことや新しい発見)をやることが多かったです。

 

”情報格差を埋める”のは忘れがちなポイント。

 

特にいろいろな部署からメンバーを集める場合、前提知識に差があります。

知識がなければ意見を出しにくいですよね。

 

具体的に会議の様子がイメージできるくらい、進行内容は具体的に書きます。

進行内容ごとの時間配分も決めておきます。

 

クロージングでは感想を聞いて参加者の納得度をチェック。

 

「今日の会議の感想をひと言ずつお願いします」、

「今日の会議はどうでしたか?ひと言ずつ言って終わりましょう」

などと聞きます。

 

どう思ったかに正解も不正解もないので、答えやすい質問です。

「今日の会議に納得していますか?」だとプレッシャーがかかります。

自分のファシリテーションにフィードバックをもらえば、

上達も速いですね!

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【要約②】会議をリードする:意見を引き出し合意形成

 

会議を進行する上で、”意見が出ない”・”合意形成の納得が得られない”というのはよくある悩みです。

この2つについてすぐ実践できる技術が紹介されています。

意見を引き出すコツ

意見を引き出すコツは2つあります。

・1人ずつ順番に聞く

 

・かんたんで答えやすい問いを立てる

「意見がある人はいませんか?」と全員に投げかけると、

長々と話す人、意見を言うのが好きな人ばかりの意見を取り上げることになります。

 

すべての参加者が意見を言えるように、1人ずつ順番に意見を言ってもらいます。

パスありにして逃げ道を塞がない、意見は否定しないのがポイントです。

効果的に意見を引き出す方法として、

意見をポストイットに書いて貼ってもらうKJ法が紹介されていました。

 

1人ずつ順番に意見を聞くので、全員が答えやすい問いを投げかけます。

ためしに自分で答えたときにパッと3つくらい答えが浮かべばOKです。

(例)

X:従業員のエンゲージメントを高めるために導入すべき施策は何だと思いますか?

 

〇:働きやすくて最高だな~と思う会社はどんな会社?

 

⇓問いの立て方については『問いかけの作法』がおすすめです。

参考記事:『問いかけの作法』の要約:問いかけのサイクルモデルでチームのアイディアを引き出す

合意形成のコツ

 

合意形成は決定の基準を明確にして意識を合わせるのが重要です。

それぞれの選択肢は違っていても、その選択肢を選んだ理由は合意できるかもしれません。

 

たとえば、社員旅行の行先の選定で下記のような答えが出た場合・・・

Aさん「1泊2日で箱根」

 

Bさん「日帰りでディズニーランド」

 

Cさん「2泊3日で札幌」

選択肢はバラバラですが、

”おいしいものを食べたい”

”職場から近場のほうが参加者が増える”

”せっかくだから泊りがけがいい”

など、選んだ根拠なら合意できるところがありそうです。

 

箱根やディズニーランドや札幌の良いところを言い合っても合意形成はできません。

 

近場がいいのか・遠くても良いのか、料理はどのくらい重視するか等、

まずどの決定の基準をどのくらい重視するのかを合意して、

あとは基準に沿って各選択肢を検討していけばよいのです。

 

そうは言っても全員が100%納得する合意形成は難しいもの。

クロージングの際に納得度合いを確認したり、

ファシリテーションにフィードバックをもらったり、

少しずつ合意形成の納得度が上がるように改善していきましょう。

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【要約③】会議の場をつくる:心理的安全性を確保

 

会議に積極的に参加して意見を出してもらうには、

意見を出しやすい雰囲気・場づくりもファシリテーターの役割の1つ。

 

心理的安全性が高い場をつくることで、参加者の意見や本音を引き出せます。

心理的安全性:人からどう思われるかを気にせず意見を言えること

心理的安全性はチームの生産性や創造性に必要不可欠なものとして、

近年注目されているキーワードです。

 

心理的安全性の高い場づくりの基本は、

ファシリテーターが中立であり、参加者を100%受け入れているという姿勢を示すこと。

 

100%受け入れるのは同意・同調するのとは異なります。

意見には同意できなくても、意見を出してくれたその人自身を認めることはできます。

 

「意見を聞かせてくれてありがとう」、「そのような考え方もありますよね」など、

いったん受け止めることが大切です。

 

その他、心理的安全性を高めるために気を付けるポイントは次のとおりです。

・腕組みしない

 

・いつも笑顔

 

・ワントーン高めの声で話す

 

・「いいね」など意見に反応する など

特にリーダーや上司がファシリテーターをする場合は、

話しやすい雰囲気になっているかに気を付けましょう。

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『ゼロから学べる!ファシリテーション超技術』を無料で読む方法

 

『ゼロから学べる!ファシリテーション超技術』は耳で聴けるオーディオブックがあります。

 

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『ゼロから学べる!ファシリテーション超技術』の次に読むなら?

 

『ゼロから学べる!ファシリテーション超技術』とあわせて読みたい3冊を紹介します。

①『ファシリテーションの教科書』

 

リーダーに必須スキルのファシリテーションスキルが体系的に学べる本です。

ファシリテーションによって参加者の腹落ち感が得られるための準備がわかります。

 

『ゼロから学べる!ファシリテーション超技術』はすぐに使えるテクニック、

『ファシリテーションの教科書』はテクニックの背景にある理論がわかります。

参考記事:『ファシリテーションの教科書』の要約:主体的に行動するための腹落ち感が重要

 

②『問いかけの作法』

 

『問いかけの作法』では、質の高い問いかけでチームの魅力と才能を引き出すための本です。

 

メンバーのどういう行動に注意して観察し、どんな仮説を立てるのか?など、

ファシリテーターや研修講師だけでなく、

チームリーダーをはじめ多くの人に参考になる内容です。

参考記事:『問いかけの作法』の要約:問いかけのサイクルモデルでチームのアイディアを引き出す

 

③『心理的安全性のつくり方』

 

生産性の高い会議を行うには、心理的安全性を高くする工夫が必要。

心理的安全性に1番重要な因子は話しやすさです。

話しかけやすいファシリテーターになっているか?

自分の言動を振り返ってみましょう!

参考記事:『心理的安全性のつくりかた』の要約:脱ぬるま湯職場!心理的安全性の4因子とは?

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まとめ:ファシリテーションの入門書としておすすめ

・アジェンダ作成で会議の成否が80%決まる

 

・アジェンダには会議の目的/ゴールを必ず含める

 

・内容に入る前に目的/ゴールの確認、アイスブレイク、情報格差の調整をする

 

・クロージングで感想を聞き、会議の納得度をチェックする

 

・意見を引き出すには1人ずつ順番に聞く/答えやすい問いを立てる

 

・合意形成は決定の基準をそろえて整理する

 

・100%受け入れる姿勢で心理的安全性が高い場をつくる

この記事で紹介した以外にも、KJ法の詳しいやり方や問題解決型会議の進行方法、

ファシリテーションに関するよくある質問の回答などが載っていました。

 

ファシリテーションの実践的な入門書としておすすめです。

ぜひ読んでみてくださいね。

 

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